Politique de confidentialité

Notre rôle : responsable du traitement et sous-traitant

Il existe deux relations distinctes, et les règles diffèrent pour chacune.

• Pour les entreprises qui utilisent Ally-agent (leur compte, les accès de leur personnel, la facturation) : nous sommes responsable du traitement.
• Pour les clients de ces entreprises (les personnes qui écrivent à l'assistant ou à qui il fixe un rendez-vous) : l'entreprise est responsable du traitement et nous agissons en tant que sous-traitant, sur ses instructions. Si vous êtes l'un de ces clients, adressez-vous d'abord directement à l'entreprise — nous l'aiderons à vous répondre.

Ce que nous traitons

• Le contenu des conversations : les messages envoyés par un client et les réponses de l'assistant, y compris les transcriptions des messages vocaux et des appels téléphoniques.
• Les coordonnées et les informations de réservation : nom, numéro de téléphone et, le cas échéant, adresse e-mail, ainsi que la prestation, la personne, la date et l'heure du rendez-vous.
• Les données de compte des utilisateurs professionnels : adresse e-mail, nom, rôle et journal des actions effectuées dans le tableau de bord.
• Un questionnaire d'entreprise, lorsque nous en envoyons un : ce qu'une entreprise nous indique pour configurer le service — nom, adresse, coordonnées, prestations, prix, horaires, noms et rôles du personnel, règles et fichiers joints. Nous ne demandons ni données sur les clients de l'entreprise, ni informations de santé, ni données de paiement.
• Les données techniques : horodatages, canal utilisé et diagnostics d'erreur. Les champs d'erreur de la base de données susceptibles de contenir des valeurs de lignes sont volontairement supprimés avant que quoi que ce soit n'atteigne la journalisation.

Nous ne demandons pas et ne souhaitons pas recevoir de données de carte de paiement, d'identifiants officiels ni d'informations de santé. Merci de ne pas les envoyer à l'assistant.

Pourquoi nous les traitons, et sur quelle base

• Pour répondre au client et créer, consulter ou modifier son rendez-vous — exécution du service demandé par l'entreprise.
• Pour montrer à l'entreprise ses propres conversations et son agenda, et transmettre une conversation à une personne si nécessaire.
• Pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement du service : limitation du débit, suivi des erreurs, prévention des abus — notre intérêt légitime.
• Pour respecter les obligations légales lorsqu'elles s'appliquent.
• Pour envoyer les messages que l'entreprise initie : des rappels d'un rendez-vous demandés par le client et — uniquement si l'entreprise l'a activé — un message après une visite qui a réellement eu lieu, pour demander comment elle s'est passée. Jamais après une annulation ou une absence. Chaque message indique comment ne plus en recevoir ; répondre STOP les arrête sur tous les canaux. Intérêt légitime de l'entreprise.

Qui d'autre reçoit des données (sous-traitants ultérieurs)

Le service s'appuie sur les prestataires suivants. Chacun ne reçoit que ce dont il a besoin pour sa part.

• Amazon Web Services (EU, eu-central-1) — hébergement et base de données où sont stockées les conversations et les réservations (chiffrées au repos).
• Amazon Bedrock — Anthropic Claude (EU inference profile) — génère les réponses de l'assistant. Les requêtes sont envoyées à un profil d'inférence de l'UE, de sorte que l'inférence ne quitte pas les régions de l'UE. AWS indique ne pas utiliser les entrées ni les sorties pour entraîner des modèles.
• Amazon Transcribe (EU, eu-central-1) — convertit les messages vocaux et les appels en texte, dans la même région de l'UE.
• Google (Gemini embeddings API) — convertit le texte de la base de connaissances de l'entreprise et les questions des clients en vecteurs pour la recherche. Ce prestataire se trouve hors de l'UE ; voir « Transferts internationaux ».
• ElevenLabs (voice calls) — reconnaissance et synthèse vocales pour les appels téléphoniques, lorsque l'entreprise a activé la voix.
• Telegram — achemine les messages sur ce canal. D'autres canaux de messagerie ne sont ajoutés que lorsqu'une entreprise les active.
• Altegio — le système de réservation utilisé par certaines entreprises. Lorsqu'il est connecté, les rendez-vous y sont créés et reproduits dans notre agenda.

Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas à des fins publicitaires.

Où les données sont stockées, et transferts internationaux

Les conversations, les réservations et les données de compte sont stockées dans l'Union européenne (AWS eu-central-1, Francfort), chiffrées au repos. La génération des réponses et la transcription de la parole s'effectuent également dans des régions de l'UE.

Deux flux quittent l'UE : le texte envoyé à l'API d'embeddings de Google pour la recherche dans la base de connaissances, et l'audio ou le texte échangés avec ElevenLabs lorsqu'une entreprise utilise les appels téléphoniques. Ces transferts reposent sur les clauses contractuelles types des prestataires et sur des garanties équivalentes.

Combien de temps nous les conservons

• Conversations et réservations : tant que le compte de l'entreprise est actif, car l'entreprise a besoin de son propre historique. À la clôture du compte, nous supprimons ou anonymisons les données dans un délai de 90 jours.
• Journaux d'audit et de sécurité : jusqu'à 12 mois.
• Un questionnaire d'entreprise : jusqu'à ce qu'il devienne le compte de l'entreprise, puis 90 jours ; inachevé, 30 jours après l'expiration de son lien ; envoyé mais non utilisé, 180 jours. Supprimé plus tôt sur demande.
• Registre des messages envoyés par l'entreprise (rappels, message après la visite) et des désinscriptions : aussi longtemps que les conversations ci-dessus. Une désinscription est conservée tant que le compte existe, pour continuer à être respectée.
• Sauvegardes : les instantanés de la base de données sont conservés selon un calendrier glissant et écrasés dans le cours normal des opérations ; une demande de suppression s'applique immédiatement aux données actives, et aux sauvegardes au fil de leur renouvellement.

Sécurité

• Les données de chaque entreprise se trouvent dans son propre schéma de base de données, et l'accès est limité par entreprise côté serveur — pas simplement masqué dans l'interface.
• Les données sont chiffrées en transit et au repos. La base de données n'est pas accessible depuis l'internet public.
• Les identifiants et les clés d'API sont conservés dans un coffre de secrets géré, jamais dans la base de données ni dans les journaux.
• L'accès à l'environnement de production est limité aux personnes qui exploitent le service et fait l'objet d'un suivi.

Vos droits

En vertu du RGPD, vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement et leur portabilité, et vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime.

Écrivez à support@ally-agent.com. Si vous êtes client d'une entreprise qui utilise Ally-agent, indiquez-nous laquelle, afin que nous transmettions la demande au responsable du traitement. Nous répondons dans un délai d'un mois. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de votre autorité nationale de protection des données.

Cookies

Le tableau de bord n'utilise que le nécessaire : un cookie de session pour les utilisateurs connectés et un cookie qui mémorise la langue d'interface choisie. Il n'y a ni publicité ni suivi entre sites.

Modifications et contact

Nous mettons cette page à jour lorsque le service évolue et indiquons la date ci-dessus. Questions ou demandes : support@ally-agent.com · https://app.ally-agent.com