Datenschutzerklärung

Unsere Rolle: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Es gibt zwei verschiedene Beziehungen, und für jede gelten andere Regeln.

• Für die Unternehmen, die Ally-agent nutzen (ihr Konto, die Zugänge der Mitarbeitenden, die Abrechnung): Wir sind Verantwortlicher.
• Für die Kundinnen und Kunden dieser Unternehmen (Personen, die dem Assistenten schreiben oder von ihm gebucht werden): Das Unternehmen ist Verantwortlicher, und wir handeln als Auftragsverarbeiter nach seinen Weisungen. Wenn Sie eine solche Kundin oder ein solcher Kunde sind, wenden Sie sich zuerst direkt an das Unternehmen — wir unterstützen es bei der Antwort.

Welche Daten wir verarbeiten

• Gesprächsinhalte: die Nachrichten, die eine Kundin oder ein Kunde sendet, und die Antworten des Assistenten, einschließlich Transkripten von Sprachnachrichten und Telefonaten.
• Kontakt- und Buchungsdaten: Name, Telefonnummer und gegebenenfalls E-Mail-Adresse sowie Leistung, zuständige Person, Datum und Uhrzeit eines Termins.
• Kontodaten von Unternehmensnutzern: E-Mail-Adresse, Name, Rolle und Protokolle der im Dashboard ausgeführten Aktionen.
• Ein Betriebsfragebogen, wenn wir einen senden: was ein Betrieb uns zur Einrichtung mitteilt — Name, Adresse, Kontakte, Leistungen, Preise, Öffnungszeiten, Namen und Funktionen der Mitarbeitenden, Regeln und angehängte Dateien. Daten der Kundschaft des Betriebs, Gesundheitsangaben und Zahlungsdaten fragen wir nicht ab.
• Technische Daten: Zeitstempel, genutzter Kanal und Fehlerdiagnosen. Datenbank-Fehlerfelder, die Zeilenwerte enthalten können, werden bewusst entfernt, bevor etwas in die Protokollierung gelangt.

Wir fragen nicht nach Zahlungskartendaten, amtlichen Kennnummern oder Gesundheitsdaten und möchten sie auch nicht erhalten. Bitte senden Sie sie nicht an den Assistenten.

Wozu wir sie verarbeiten und auf welcher Grundlage

• Um der Kundin oder dem Kunden zu antworten und ihren Termin anzulegen, nachzuschlagen oder zu ändern — Erbringung des vom Unternehmen beauftragten Dienstes.
• Um dem Unternehmen seine eigenen Gespräche und seinen Kalender anzuzeigen und ein Gespräch bei Bedarf an einen Menschen zu übergeben.
• Um den Dienst sicher und funktionsfähig zu halten: Ratenbegrenzung, Fehlerverfolgung, Missbrauchsverhinderung — unser berechtigtes Interesse.
• Um gesetzliche Pflichten zu erfüllen, soweit sie gelten.
• Um Nachrichten zu senden, die das Unternehmen beginnt: Erinnerungen an einen Termin, um die die Kundin oder der Kunde gebeten hat, und — nur wenn das Unternehmen es eingeschaltet hat — eine Nachricht nach einem tatsächlich stattgefundenen Besuch mit der Frage, wie es war. Nie nach einer Absage oder wenn jemand nicht erschienen ist. Jede solche Nachricht sagt, wie man sie abbestellt; die Antwort STOP beendet sie auf allen Kanälen. Berechtigtes Interesse des Unternehmens.

Wer außerdem Daten erhält (Unterauftragsverarbeiter)

Der Dienst ist auf die folgenden Anbieter angewiesen. Jeder erhält nur, was er für seinen Teil braucht.

• Amazon Web Services (EU, eu-central-1) — Hosting und die Datenbank, in der Gespräche und Buchungen gespeichert werden (im Ruhezustand verschlüsselt).
• Amazon Bedrock — Anthropic Claude (EU inference profile) — erzeugt die Antworten des Assistenten. Anfragen gehen an ein EU-Inferenzprofil, sodass die Inferenz die EU-Regionen nicht verlässt. AWS erklärt, Eingaben und Ausgaben nicht zum Training von Modellen zu verwenden.
• Amazon Transcribe (EU, eu-central-1) — wandelt Sprachnachrichten und Anrufe in Text um, in derselben EU-Region.
• Google (Gemini embeddings API) — wandelt den Text der Wissensbasis des Unternehmens und Kundenfragen in Vektoren für die Suche um. Dieser Anbieter befindet sich außerhalb der EU; siehe „Internationale Übermittlungen“.
• ElevenLabs (voice calls) — Spracherkennung und Sprachsynthese für Telefonate, sofern das Unternehmen Sprache aktiviert hat.
• Telegram — stellt Nachrichten auf diesem Kanal zu. Weitere Messenger-Kanäle kommen nur hinzu, wenn ein Unternehmen sie aktiviert.
• Altegio — das Buchungssystem, das manche Unternehmen nutzen. Ist es verbunden, werden Termine dort angelegt und in unserem Kalender gespiegelt.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für Werbung weiter.

Wo Daten gespeichert werden, und internationale Übermittlungen

Gespräche, Buchungen und Kontodaten werden in der Europäischen Union gespeichert (AWS eu-central-1, Frankfurt), im Ruhezustand verschlüsselt. Auch die Erzeugung der Antworten und die Umwandlung von Sprache in Text laufen in EU-Regionen.

Zwei Datenflüsse verlassen die EU: Text, der für die Wissenssuche an die Embeddings-API von Google gesendet wird, und Audio/Text, der mit ElevenLabs ausgetauscht wird, wenn ein Unternehmen Telefonate nutzt. Diese Übermittlungen stützen sich auf die Standardvertragsklauseln der Anbieter und gleichwertige Garantien.

Wie lange wir sie aufbewahren

• Gespräche und Buchungen: solange das Konto des Unternehmens aktiv ist, weil das Unternehmen seinen eigenen Verlauf braucht. Nach Schließung des Kontos löschen oder anonymisieren wir innerhalb von 90 Tagen.
• Prüf- und Sicherheitsprotokolle: bis zu 12 Monate.
• Ein Betriebsfragebogen: bis daraus das Konto des Betriebs wird, danach 90 Tage; ein nicht abgeschlossener 30 Tage nach Ablauf seines Links; ein abgeschickter, aber nicht genutzter 180 Tage. Auf Wunsch früher gelöscht.
• Protokoll der vom Unternehmen gesendeten Nachrichten (Erinnerungen, die Nachricht nach dem Besuch) und der Abbestellungen: so lange wie die Gespräche oben. Eine Abbestellung wird gespeichert, solange das Konto besteht, damit sie weiter beachtet wird.
• Sicherungen: Datenbank-Snapshots werden nach einem rollierenden Plan aufbewahrt und im normalen Betrieb überschrieben; ein Löschantrag wird sofort auf die Live-Daten angewendet und auf die Sicherungen, sobald diese rotieren.

Sicherheit

• Die Daten jedes Unternehmens liegen in einem eigenen Datenbankschema, und der Zugriff wird auf dem Server pro Unternehmen begrenzt — nicht bloß in der Oberfläche ausgeblendet.
• Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Die Datenbank ist aus dem öffentlichen Internet nicht erreichbar.
• Zugangsdaten und API-Schlüssel liegen in einem verwalteten Secrets-Speicher, nie in der Datenbank oder in Protokollen.
• Der Zugang zur Produktionsumgebung ist auf die Personen beschränkt, die den Dienst betreiben, und wird protokolliert.

Ihre Rechte

Nach der DSGVO können Sie Auskunft über Ihre Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen sowie einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen.

Schreiben Sie an support@ally-agent.com. Wenn Sie Kundin oder Kunde eines Unternehmens sind, das Ally-agent nutzt, nennen Sie uns das Unternehmen, damit wir die Anfrage an den Verantwortlichen weiterleiten können. Wir antworten innerhalb eines Monats. Sie können sich auch bei Ihrer nationalen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Cookies

Das Dashboard setzt nur, was es zum Funktionieren braucht: ein Sitzungs-Cookie für angemeldete Nutzer und ein Cookie, das die gewählte Oberflächensprache speichert. Es gibt keine Werbung und kein seitenübergreifendes Tracking.

Änderungen und Kontakt

Wir aktualisieren diese Seite, wenn sich der Dienst ändert, und vermerken das Datum oben. Fragen oder Anfragen: support@ally-agent.com · https://app.ally-agent.com